Unsur-Unsur Administrasi Dan Manajemen

Unsur-unsur Administrasi dan Organisasi

Manusia hidup tidak lepas dari administrasi dan organisasi. Sejak lahir,bahkan sejak ada dalam kandungan, sampai mati manusia hidup dalam keteraturan. Orang yang mengalami proses pengaturan atau penataan hidup yang baik, hidupnya lebih tertata-teratur, bahagia, sehat, tenteram dan sebaliknya orang yang hidup bebas tanpa aturan, tidak teratur, sangat mungkin merasakan hidup tidak bahagia, tidak sukses atau merasa gagal dalam hidup. Banyak kelompok dan organisasi yang mengatur hidup manusia seperti keluarga, organisasi dalam masyarakat seperti RT, RW, pemerintah, sekolah, perguruan tinggi, perusahaan atau instansi tempat kerja, lembaga agama, koperasi di mana orang menjadi anggota. Orang yang dapat hidup, berbuat, bekerja, aktif di dalam organisasi dengan mengikuti aturan yang berkembang dan diterapkan, cenderung hidup nyaman, tenteram dan berhasil.

Unsur-unsur Administrasi

ADMINISTRASI
Unsur-unsur Administrasi sebagai Konsep	Unsur-unsur Administrasi sebagai Kegiatan
Organisasi Manajemen Komunikasi Kepegawaian Keuangan Perbekalan Perwakilan	Tataorganisasi Tatapimpinan/Manajemen Tatahubungan Tatapersonalia Tatakeuangan Tataperbekalan Tata Hubungan Masyarakat

1.    Pengorganisasian adalah keseluruhan proses pengelompokan  orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggungjawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu struktur atau susunan organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Hasil dari kegiatan pengorganisasian ini yaitu struktur organisasi beserta hubungan wewenang dan tanggungjawabnya.

2.    Manajemen adalah rangkaian kegiatan menentukan tujuan, merencanakan, menggerakkan atau mengkoordinasi, dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan untuk menjamin pencapaian tujuan secara efektif dan efisien.

Fungsi Manajemen

 o   Perencanaan kegiatan, menentukan hal-hal yang harus dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan yang telah di tentukan serta cara-cara mengerjakanya

 o   Pembuatan keputusan, kegiatan melakukan pemilihan di antara berbagai kemungkinan untuk menyelesaikan masala, penyelisishan, keraguan yang timbul dalam kerjasama mencapai tujuan

 o   Pengarahan, kegiatan membimbing bawahan dengan jalan memberi perintah, petunjuk, mendorong semangat kerja, menegakan disiplin memberikan teguran, agar mereka dalam melakukan pekerjaan mengikuti arah yang telah di tetapkan

 o   Pengkoordinasian, kegiatan menghubung-hubungkan orang-orang dan tugas-tugas sehingga terjamin adanya kesatuan atau keselarasan keputusan, kebijaksanaanm tindakan, langkah, sikap serta timbulnya pertentangan

 o   Pengontrolan, kegiatan mengusahakan agar pelaksanaan pekerjaan serta hasil kerja sesuai dengan rencana, perintah, petunjuk atau ketentuan-ketentuan lain yang telah di tetapkan

 o   Penyempurnaan, kegiatan memperbaiki segenap segi penataan agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien

• Tatakomunikasi atau tatahubungan adalah kegiatan berupa penyampaian pesan (data, informasi, keterangan, berita) mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang ada atau terjadi dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Tatakepegawaian adalah perbuatan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia yang berupa penentuan kebutuhan tenaga kerja, pencarian, pelamaran, pengujian, penerimaan, pengangkatan, penempatan, penggajian, penyejahteraan, pengembangan, pemutasian, promosi, dan pemberhentian tenaga kerja dalam rangka suatu usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Tatakeuangan adalah perbuatan berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Tataperbekalan adalah kegiatan berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan pemakaian, pemeliharaan, dan penyingkiran barang-barang dalam usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.
• Tatahubungan masyarakat adalah perbuatan mengusahakan saling pengertian dan hubungan baik antara suatu organisasi dengan masyarakat sekitarnya.

Dari uraian administrasi tersebut dapat diketahui bahwa organisasi adalah unsur administrasi.

Manusia  sebagai Faktor Pembentuk Organisasi

Pertanyaan awal yang dapat diajukan tentang keberadaan organisasi ataupun perusahaan adalah mengapa organisasi itu ada? Jawabnya karena manusia membentuknya. Pertanyaan lebih lanjut yang bersifat agak kritis adalah mengapa manusia membentuk atau mendirikan organisasi? Jawabannya karena manusia mempunyai keinginan, cita-cita, tujuan, maksud, dan atau kebutuhan-kebutuhan tertentu yang hendak diwujudkan dan dipenuhi dengan cara melakukannya tidak seorang diri (sendiri) tetapi bekerjasama dengan orang-orang lain (sekelompok orang, dua orang atau lebih).

Jadi pada awal mula adanya organisasi adalah karena adanya  keinginan, cita-cita, tujuan, maksud, dan atau kebutuhan-kebutuhan manusia tetapi untuk mewujudkannya tidak dapat diusahakan sendiri, dan harus mengajak atau melibatkan orang-orang lain.

Ada kebutuhan seseorang yang bisa diusahakan sendiri. Misalnya untuk memenuhi keperluan makan, seseorang dapat mengusahakan penanaman jagung, ketela, atau umbi-umbian sendiri. Kemudian memelihara, memanen, dan menyimpan hasil perkebunan atau pertaniannya sendiri. Seseorang dapat mengolah bahan-bahan makanan tersebut untuk memenuhi kebutuhan makannya sendirian.

Tetapi manusia yang oleh Tuhan dianugerahi kelebihan dibanding mahluk ciptaan lainnya, yaitu diberi akal budi, pikiran dan perasaan, telah menyebabkan manusia mempunyai berbagai keinginan, cita-cita, tujuan, maksud, dan kebutuhan-kebutuhan yang bervariasi atau kompleks, dan untuk mencapainya harus mengajak atau melibatkan orang-orang lain. Ketika seseorang mengajak seorang atau lebih untuk berpikir dan melakukan satu atau beberapa kegiatan, inilah embrio berdirinya organisasi  terbentuk. Pada waktu mereka menetapkan keinginan atau kebutuhan,  visi, tujuan, misi atau kegiatan-kegiatan yang dipandang harus ada untuk mewujudkan atau memenuhi  keinginan, kebutuhan, visi ataupun tujuannya tersebut, membagi-bagi kegiatan, membentuk unit-unit kerja, mengelompokkan kegiatan dan menyerahkannya pada orang-orang tertentu atau unit-unit kerja untuk dilaksanakan, dan  menentukan pola hubungan antar orang atau unit-unit kerja, tanggungjawab dan wewenang, ketika itulah organisasi lahir atau ada.

Begitulah latar belakang keberadaan organisasi. Dan karena keinginan, cita-cita, visi, tujuan, atau kebutuhan manusia itu banyak dan beragam, maka terbentuklah sekian banyak dan beragam jenis organisasi. Dan kita manusia hidup di tengah-tengah multi organisasi, menjadi anggota, dan mungkin juga pengurus  lebih dari satu  atau beberapa organisasi.

Jadi manusia adalah faktor inti yang membentuk organisasi. Pandangan bahwa organisasi sebagai kumpulan orang menunjukkan bahwa terbentuknya organisasi adalah karena adanya sekumpulan orang, yaitu dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan, keinginan seperti meningkatkan usaha, mememuhi kebutuhan ataupun mencapai visi dan tujuan yang diinginkannya.

Setiap orang mempunyai keinginan, kebutuhan, tujuan, atau cita-cita yang ingin diwujudkan (dicapai). Namun karena setiap orang mempunyai keterbatasan sumberdaya (pikiran, tenaga, uang, barang, informasi, kepercayaan dan sebagainya) untuk mewujudnyatakan keinginan, kebutuhan, tujuan atau cita-citanya tersebut, maka keterbatasan ini menggerakkannya untuk membina hubungan dengan orang-orang lain yang memiliki keinginan, kebutuhan, tujuan ataupun cita-cita yang sama. Sinergi atau kerjasama antar orang-orang yang masing-masing memiliki potensi dan kemampuan sendiri-sendiri, membuat orang-orang yang berkumpul dan bekerjasama tersebut memiliki energi yang lebih besar dan lebih kuat. Dengan kerjasama ini orang-orang akan dapat mencapai hasil kerja dan tujuan yang lebih besar. Sinergi atau kerjasama antar orang-orang menjadi kekuatan pokok suatu organisasi.

Organisasi sebagai Sistem Kerjasama

Gambar sistem kerjasama tersebut dapat diuraikan sebagai berikut. Setiap organisasi pasti memiliki tujuan yang ingin dicapai atau diwujudkan. Tujuan dicapai melalui pekerjaan-pekerjaan (aktivitas-aktivitas). Pekerjaan yang dimiliki organisasi dikelompokkan dalam fungsi-fungsi dan setiap fungsi menjadi tanggungjawab suatu unit kerja tertentu. Misalnya fungsi produksi dilakukan oleh divisi produksi, fungsi pemasaran dilakukan oleh unit pemasaran, fungsi keuangan dilakukan oleh bagian keuangan dan sebagainya. Setiap fungsi terdiri dari beberapa tugas. Tugas ini yang dibagi-bagi atau diberikan kepada setiap orang atau sekelompok orang untuk dilakukan. Kepada pimpinan unit ataupun setiap petugas diberikan wewenang (otoritas) oleh atasannya sebagai tanda legalitas (kesahan) untuk mengemban fungsi dan tugas-tugas. Pemberian wewenang ini diwujudkan dengan pemberian surat keputusan pengangkatan pada suatu jabatan atau sebagai petugas tertentu. Dengan suratkeputusan tersebut seseorang memiliki tanggungjawab formal, dan diharapkan melaksanakan fungsi dan tugasnya dengan segenap kemampuan dan kemauan yang dimiliki. Atasan yang telah memberikan sebagian wewenangnya pada suatu saat akan meminta pertanggungjawaban dari bawahannya, dan bawahan berkewajiban memberikan pertanggungjawaban baik lisan ataupun tertulis sesuai permintaan dan ketentuan. Pertanggungjawaban tersebut berbentuk penyampaian laporan pelaksanaan tugas-tugas atau fungsi. Selanjutnya oleh atasan, laporan ini digunakan sebagai bahan evaluasi pencapaian tujuan, dan bahan penetapan tujuan lebih lanjut pada periode berikutnya.

Gambar 2

Sistem Kerjasama

	Tujuan
	Aktivitas
	Fungsi
	Tugas
	Pelimpahan Wewenang
	Permintaan Tanggungjawab
	Kewajiban Bertanggungjawab
	Pemberian Tanggungjawab

Unsur-unsur Organisasi

Secara sederhana organisasi memiliki tiga unsur, yaitu ada orang, ada kerjasama, dan ada tujuan bersama. Tiga unsur organisasi itu tidak berdiri sendiri-sendiri, akan tetapi saling kait atau saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan yang utuh. Adapun unsur-unsur organisasi secara terperinci adalah :

1. Man

Man (orang-orang), dalam kehidupan organisasi atau ketatalembagaan sering disebut dengan istilah pegawai atau personnel. Pegawai atau personnel terdiri dari semua anggota atau warga organisasi, yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri dari unsur pimpinan (administrator) sebagai unsur pimpinan tertinggi dalam organisasi, para manajer yang memimpin suatu unit satuan kerja sesuai dengan fungsinya masing-masing dan para pekerja (nonmanagement/workers). Semua itu secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

2. Kerjasama

Kerjasama merupakan suatu perbuatan bantu-membantu akan suatu perbuatan yang dilakukan secara bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, semua anggota atau semua warga yang menurut tingkatan-tingkatannya dibedakan menjadi administrator, manajer, dan pekerja (workers), secara bersama-sama merupakan kekuatan manusiawi (man power) organisasi.

3. Tujuan Bersama

Tujuan merupakan arah atau sasaran yang dicapai. Tujuan menggambarkan tentang apa yang akan dicapai atau yang diharapkan. Tujuan merupakan titik akhir tentang apa yang harus dikerjakan. Tujuan juga menggambarkan tentang apa yang harus dicapai melalui prosedur, program, pola (network), kebijaksanaan (policy), strategi, anggaran (budgeting), dan peraturan-peraturan (regulation) yang telah ditetapkan.

4. Peralatan (Equipment)

Unsur yang keempat adalah peralatan atau equipment yang terdiri dari semua sarana, berupa materi, mesin-mesin, uang, dan barang modal lainnya (tanah, gedung/bangunan/kantor).

5. Lingkungan (Environment)

Faktor lingkungan misalnya keadaan sosial, budaya, ekonomi, dan teknologi. Termasuk dalam unsur lingkungan, antara lain :

o   Kondisi atau situasi yang secara langsung maupun secara tidak langsung berpengaruh terhadap daya gerak kehidupan organisasi, karena kondisi atau situasi akan selalu mengalami perubahan.

o   Tempat atau lokasi, sangat erat hubungannya dengan masalah komunikasi dan transportasi yang harus dilakukan oleh organisasi.

o   Wilayah operasi yang dijadikan sasaran kegiatan organisasi. Wilayah operasi dibedakan menjadi :

ü  Wilayah kegiatan, yang menyangkut jenis kegiatan atau macam kegiatan apa saja yang boleh dilakukan sesuai dengan tujuan organisasi

ü  Wilayah jangkauan, atau wilayah geografis atau wilayah teritorial, menyangkut wilayah atau daerah operasi organisasi.

ü  Wilayah personil, menyangkut semua pihak (orang-orang, badan-badan) yang mempunyai hubungan dan kepentingan dengan organisasi.

ü  Wilayah kewenangan atau kekuasaan, menyangkut semua urusan, persoalan, kewajiban, tugas, tanggung jawab dan kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam batas-batas tertentu yang tidak boleh dilampaui sesuai dengan aturan main yang telah ditetapkan dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

6. Kekayaan Alam

Yang termasuk dalam kekayaan alam ini misalnya keadaan iklim, udara, air, cuaca (geografi, hidrografi, geologi, klimatologi), flora dan fauna.

7. kerangka/kontruksimental organisasi itu sendiri

Daftar Pustaka

1.Dhiedotorg. 2011. Pengertian definisi, arti, dan unsur-unsurnya. Di akses dari http://dhiedotorg.wordpress.com/2011/09/25/pengertian-definisi-arti-organisasi-dan-unsur-unsurnya/

2Sutarto, DRS. 1982. Pengertian, kedudukan, dan perincian ilmu administrasi (edisi revisi). Yogyakarta: Supersukses